保管は「物や書類を必要な時すぐに取り出せるように管理すること」。
「手許管理」と言い換えると分かりやすい。
保存は「物や書類を整理して収納しておくこと」。
「収納管理」と言い換えると分かりやすい。
保管と保存はとっておくことですが、手の届く場所にあるのか、すぐには取り出せない場所においてあるのかなどの違いがあります。
「保管」はすぐに取り出せることが条件
「保管」は必要性の高いものや書類を手許管理することで、いつも整理して置き、必要な場合にすぐに取り出せる状態にしてあることです。
いつも使う申込書や申請書・出金伝票・報告書などは「保管」すべきものになります。
また、有事の際に必要な災害対策品や軍事用品なども対象です。
すぐに取り出せないなら、意味がありません。
「保管場所」「保管庫」などの言葉があります。
「保存」は必要品を整理して収納しておく事
「保存」はいつか分からないが必要となることが分かっているものや書類などを、しかるべき場所を定めて収納しておく事です。
食品などの「保存」は冷蔵庫などに入れて置きますが、すぐには食べることや調理するものではないために保存をするわけです。
「保存期間」「保存場所」「長期保存」「低温保存」「真空保存」などの言葉があります。
「保管」は近いうちに必要なもの、「保存」は後で必要になるもの
「保管」は常に使っているものや書類をすぐに欲しいので、手の届く範囲においておくことです。
「書類保管ケース」「保管箱」「一時保管場所」など。
「保存」はいずれ後で必要になることが分かっているが、すぐには必要ないため当面邪魔になるために別の場所で収納しておく事です。
「美術品保存」「保存状態」などの言葉があります。
[「保管」と「保存」の違い。
「保管」は原則一時的なもの、すぐに使う必要性がある、手許に置く、整理するなどの要件があります。
「保存」は原則長期的なもの、すぐには使わない、手許でなくともよい、整理は必要などの要件があります。
期間を決めて「保存」はされますので、書類などは例えば5年間保存の後は廃棄処分、災害用食品なども一定期間保存しても更新が必要です。
